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Le Travel Manager a pour mission de gérer l’ensemble de l’activité « voyages et déplacements » de son entreprise. Il est l’interlocuteur clé en interne ainsi qu’auprès des fournisseurs pour tout ce qui a trait aux déplacements professionnels des collaborateurs de l’entreprise ou de ses invités. Il a un rôle de gestionnaire de budget et de services aux utilisateurs dans leur besoin de prestations de voyages (agence de voyage, hôtellerie, billetterie aérienne et ferroviaire, location de véhicules, taxis, visas, outils de gestion de voyages, sécurité des voyageurs…).
Intitulés secondaires : responsable déplacements, gestionnaire de voyages, chargé de voyages, assistant voyages, acheteur voyages, mobility manager
Missions principales
Élaboration des règles en matière de voyages :
Proposer et déployer les règles internes de voyages (politique voyages) pour piloter le budget voyages de l’entreprise, en accord avec les objectifs fixés par la direction générale en termes de coût et de niveau de service.
Proposer et rédiger (ou participer à la rédaction) des procédures internes visant à fluidifier et contrôler la chaîne de commande des voyages depuis la demande de déplacement jusqu’au paiement.
Proposer et participer à la mise en place de l’ensemble des dispositifs contribuant à la sécurité et à la santé et couvrant les risques des voyageurs de l’entreprise au cours de leurs déplacements (assurances, assistance, formation aux risques pays, solution de traçabilité des voyageurs…).
Achats de prestations de voyages et négociation commerciale :
Analyser régulièrement le marché des prestations et outils de gestion des voyages afin de proposer les solutions les plus adaptées et au meilleur prix.
Faire évoluer les pratiques et les consommations de voyages en mettant en place les contrats et dispositifs adéquats (ex: ouverture de ligne low cost, programme de fidélité…).
Rédiger les appels d’offres relatifs aux prestations de voyages.
Négocier les conditions tarifaires avec les différents opérateurs de voyages.
Analyser les chiffres de consommation par typologie de voyages et type de voyageurs, et suivre l’évolution des conditions commerciales en intégrant la notion de coût complet.
Contrôler la bonne application des accords (tarifs négociés, prestations prévues contractuellement).
Mettre en place la politique de suivi et d’évaluation des différents prestataires : réunions de pilotage, audits, contrôles ponctuels, enquêtes de satisfaction…
Élaborer un reporting de l’activité déplacements professionnels et le diffuser en interne.
Mise à disposition de solutions support à la gestion des voyages :
Travailler en collaboration avec la direction des systèmes d’information pour identifier les outils et solutions les plus adaptés à la gestion des voyages.
Participer aux études de faisabilité économique (maîtrise des coûts), organisationnelle (avantages et inconvénients), de planification et de gestion du changement (impact sur les habitudes de travail).
Participer au paramétrage initial des outils et à leur déploiement : ordre de mission, réservation en ligne ou self booking tool, gestion des notes de frais…, progiciel sûreté/sécurité des collaborateurs en déplacement professionnel.
Intervenir auprès des utilisateurs pour faciliter et faire évoluer l’utilisation des solutions déployées.
Diffusion en interne des règles et procédures de la politique voyages:
Inciter les voyageurs et leurs assistants à utiliser les outils mis à disposition.
Organiser et animer des réunions internes pour favoriser la mise en place des bonnes pratiques et le respect des règles établies.
Rédiger des notes internes (intranet, emailing, affichage, journal interne) pour communiquer sur les informations pratiques (référencements, nouveaux horaires, agence de voyage, évolutions des outils de gestion…).
Organisation des voyages professionnels :
Assister les voyageurs afin que leurs déplacements se déroulent dans les meilleures conditions d’efficacité, de qualité et de sécurité.
Prendre en charge la gestion des litiges liés aux voyages des collaborateurs et mettre en œuvre les mesures qui éviteront leur reproduction.
Contrôler régulièrement la bonne application des règles internes afin d’éviter tout abus ou toute insatisfaction.
Mettre en place une communication pertinente et efficace avec les différents prestataires et fournisseurs intervenant tout au long de la chaîne de voyage afin d’assurer une qualité de service conforme aux exigences de l’entreprise.
Intervenir en cas de gestion de crise pour porter assistance et accompagner efficacement les voyageurs.
Gestion des déplacements des expatriés :
Contribuer à faciliter le départ à l’étranger des collaborateurs et de leur famille pour leur transport et leur hébergement.
Contracter les assurances spécifiques, prévoir la diffusion d’informations utiles relatives au pays d’accueil (sécurité, us et coutumes, bonnes adresses) et assurer leur sécurité en collaboration avec les autres directions compétentes au sein de l’entreprise (par exemple les ressources humaines et la sûreté).
Être un point de contact entre les expatriés et l’entreprise ou un relais avec d’autres expatriés pour satisfaire certaines demandes spécifiques.
Gestion des voyages adaptée à la politique de l’entreprise:
Suivre la politique de l’entreprise appliquée aux déplacements professionnels (ex : campagne en faveur des solutions limitant les émissions de gaz à effet de serre).
Anticiper les effets et conséquences des grands projets d’entreprises sur l’activité déplacements professionnels.
Activités éventuelles
Le travel manager peut réaliser un travail comparatif permettant d’évaluer la maturité de son entreprise dans l’activité déplacements professionnels par rapport à d’autres entreprises de taille et de structure équivalentes (benchmark).
Le travel manager peut prendre en charge le recrutement de ses collaborateurs. Il peut aussi participer à des équipes projets notamment en matière de ressources humaines, de démarche qualité (ISO 9000) ou de sécurité.
Le travel manager peut également gérer certaines composantes de l’activité événementielle. Il met en œuvre des méthodes de gestion similaires ou proches de celles de l’activité déplacements professionnels pour orienter les organisateurs d’événements vers une gestion optimisée et maîtrisée, dans le respect de la stratégie d’entreprise.
Le travel manager peut aussi animer le réseau de correspondants voyages dans les différentes unités, filiales et succursales de l’entreprise.
Le travel manager peut assumer dans certaines entreprises la gestion de la flotte automobile.
Variabilité des activités
En fonction de la taille et de l’organisation de l’entreprise, le poste de travel manager peut varier :
Dans une PME/PMI : il pourra être affecté à d’autres tâches en plus du travel management.
Dans une entreprise de taille plus importante : le travel manager occupera un poste à part entière.
Dans un grand groupe : il aura sous sa responsabilité une équipe plus ou moins importante de correspondants, de chargés de voyage, voire de travel managers.
Son rattachement dans l’entreprise peut varier:
Lorsqu’il est rattaché à la direction des achats, le travel manager peut élargir son périmètre d’intervention en participant à l’achat de prestations diverses.
S’il est rattaché à une autre direction, il organise la politique et les règles de voyages, la gestion de l’activité, mais peut aussi être sollicité par la direction des achats pour prendre part aux négociations avec les fournisseurs du domaine.
Facteurs d’évolution du métier
Les missions du travel manager se sont largement étoffées ces dernières années avec un périmètre de responsabilités élargi. Au-delà de sa vocation première à satisfaire les besoins élémentaires en terme de voyages et déplacements (réservations, paiements, contrôles, satisfaction des voyageurs), il intervient avec des responsabilités budgétaires plus affirmées et avec la prise en compte de la sécurité des voyageurs, en liaison avec le responsable sécurité/sûreté de l’entreprise.
Il intervient de plus en plus auprès des différentes directions opérationnelles de l’entreprise et assume ainsi des responsabilités transversales inhérentes à son activité.
Le développement des nouvelles technologies, la prise en compte croissante de la sécurité des collaborateurs lors de leurs voyages professionnels, la volonté d’optimiser les coûts de déplacement, tous ces facteurs ont contribué à asseoir et développer la fonction de travel manager dans l’entreprise.
Compétences
Compétences techniques
Connaissances propres au secteur du voyage d’affaires pour prendre en charge la relation avec les agences de voyages et avec les autres prestataires (compagnies aériennes et ferroviaires, hôteliers, loueurs de voitures?). Capacité à gérer un budget et à rendre compte de la pertinence des choix à court, moyen et long terme.
Maîrise des règles et pratiques commerciales notamment en termes de négociation et de contractualisation. Capacité à construire, à mettre à jour et à suivre les tableaux de bord.
Capacité à déployer de nouveaux outils visant à automatiser les procédures de gestion de l’activité. Maîtrise des différentes techniques de rédaction et de présentation de document notamment pour communiquer efficacement auprès des utilisateurs internes.
Bonne culture générale et notamment géopolitique. Connaissance de la langue anglaise et d’une seconde langue étrangère, en particulier lorsque le travel manager exerce au sein d’un groupe implanté dans plusieurs pays.
Aptitudes professionnelles
Esprit d’analyse et de synthèse car le travel manager est amené à exploiter des données provenant de sources multiples. Aptitude à travailler en équipe.
Pédagogie et aisance relationnelle pour parvenir à expliquer et à convaincre les différents acteurs de l’entreprise des décisions en matière de voyages.
Bonne faculté d’adaptation pour faire face à des situations imprévues (accidents de transport, terrorisme, désordres politiques et sociaux, crises sanitaires, catastrophes naturelles…).
Précision, sens du service et du résultat car le travel manager est responsable du bon déroulement des déplacements professionnels.
Discrétion et respect de la confidentialité (projets de développement à venir générant des déplacements fréquents, déplacements des VIP…).
Dynamisme pour gérer efficacement les relations avec les différents services.
Profils les plus demandés
Diplômes requis
Formation universitaire Bac +2 (DUT…) à Bac +5 (Master…) en économie, comptabilité, langues, tourisme…
Formation de type école de commerce avec idéalement une spécialisation en administration des entreprises du tourisme, achats ou gestion de projets
Durée d’expérience
Le poste de travel manager s’adresse principalement aux cadres ayant trois à cinq ans d’expérience professionnelle.
Postes précédents
- Chargé de voyages
- Responsable d’une agence de voyage
- Assistant de direction ayant en charge les déplacements professionnels
- Responsable au sein des services généraux, achats, finance
Type d’employeurs
Groupes, grandes entreprises
PME/PMI
Secteur public,
Para-public et associatif
Rattachement hiérarchique
- Direction financière Direction des achats Direction des services généraux
Plus rarement :
- Direction générale Direction des ressources humaines Direction des opérations
Environnement de travail et interlocuteurs
En interne :
- Direction générale
- Direction des ressources humaines
- Direction juridique
- Direction financière
- Direction achats
- Direction de la communication
- Direction des systèmes d’information
- Direction de la qualité Direction de la sûreté Toutes les fonctions de l’entreprise
En externe :
- Editeurs de logiciels
- Prestataires de services
- Agences de voyages
Et après ?
Le travel manager peut prendre des responsabilités plus larges au sein d’entreprises ayant des budgets voyages importants et des composantes voyages de plus en complexes.
Cette évolution l’amène à prendre des responsabilités managériales (plusieurs dizaines de personnes). Il peut s’orienter vers des fonctions liées aux directions avec lesquelles il est régulièrement en relation c’est-à-dire les achats, les services généraux, l’organisation.
APEC
